1. 報價單轉訂單模式

提供二種報價單價拋轉訂單單價模式, 一、單對單拋轉, 確保報價單一次性有效; 二、報價單拋轉合約單價, 在報價單效期區間內有效, 業務助理打單時, 合約單價自動帶到訂單, 不得修改單價, 業務主管不必擔心業務助理錯打單價。

2. 報價單可以過期失效，強迫業務人員重新確認價格

訂單系統可以強制要求要有合約單價, 而且過期的合約單價不可使用, 強迫業務人員在報價單效期過後必須與客戶重新確認貨品單價。訂單系統也可以設定若無效期區間內合約單價存在, 訂單可以接受歷史單價, 並接受打單人修改單價。企業可視自己的營業環境, 設定符合自己的需求。

3. 靈活應用內部品號vs客戶外部品號

報價單可以客戶品號執行報價, 多個相同客戶代號的客戶品號可以對應到一個內部品號, 所以一個內部品號對相同客戶可以訂定多個不同價格的客戶品號。訂單歷史單價也可以設定以客戶品號為基礎給予預設單價。

4. 報價和訂單日期關係

訂單系統可以設定報價單的效期是依打單日期或預計出貨日期為基礎計算。

5. 客戶採購單號在訂單的位置

訂單可以選擇在表頭或表身維護客戶採購單編號, 表頭維護客戶採購單號較簡便省時, 但不適用於企業的客戶要求出貨單必須同時載明客戶採購單號及採購單序號, 企業可依據自己的營運環境採取符合自己需求的設定。

6. 靈活訂單輸入彈性

訂單品號不是銷售標的物的唯一識別, 一筆訂單還可以附加標識批號、包裝代號、及客戶品號做為銷售標的物的識別。商品型號及商品名稱可以對應到附加識別, 所以一個內部品號可以不同單價, 不同商品型號及商品名稱出售予同一客戶。在出貨時, 系統除了看訂單品號之外, 也看附加識別所以不會出錯貨。訂單除了訂單品號及附加識別外, 還可以維護贈品配件及訂單規格表, 而且贈品配件及訂單規格表都關連到MRP用料需求運算。為了減輕訂單輸入人員負擔及訂單防錯, 在報價前可以先行維護一份客戶品號與附加識別的對應關係, 打單時只要挑選客戶品號, 系統即能自動帶入所有預設值。當企業一直被報價單或訂單產品品號及BOM表建檔壓得喘不過氣來時, 這樣的訂單維護模式就會顯得很有價值。(註: 提供系統劃面)

7. 可控制而且又彈性的訂單交易條件

各項交易條件、付款條件、預設交貨地、發票客戶可依客戶別訂定, 在打單時還可依個別訂單需求變更, 使訂單管理可逹到最彈性且最嚴密之控管。

8. 訂單除了單價還可維護附加費用或折扣

每一訂單可以個別維護單價外之附加費用或折扣, 訂單出貨時附加費用或折扣會自動帶到出貨單與出貨金額一起立帳。

9. 客戶資訊管理

訂單系統允許實施業務員授權控管, 實施業務員授權控管的企業, 只有相同群組的業務員可以看到彼此的客戶、訂單、出貨單和應收帳款, 看不到其他群組的客戶、訂單、出貨單和應收帳款。業務主管只能看到隸屬於自己部門的客戶、訂單、出貨單和應收帳款, 看不到其他部門的客戶、訂單、出貨單和應收帳款。對於需要嚴格保密客戶資訊的企業, 實施業務員授權控管就可以高枕無憂了。

10. 包裝量管制

訂單可以執行包裝數量、最低訂購數量管制。

11. 關係人出貨立帳管理

訂單系統可以定義關係人交易集團客戶別, 當遇到關係人集團轉客戶的出貨單, 系統都會自動採取不同的立帳方式處理。

12. 跨月備貨又序時序號

出貨單產生方式可以選擇1)直接產生出貨單、2)由備貨單拋轉出貨單。當一張出貨單的項次很多, 或者出貨項次不多但生產入庫需分多次入庫, 必須提前備貨, 避免貨品被其他訂單拉走, 而且出貨單編號又被要求必須序時序號時, 沒有後者功能的系統是萬萬做不到的。訂單系統可以定義關係人交易集團客戶別, 當遇到關係人集團轉客戶的出貨單, 系統都會自動採取不同的立帳方式處理。

13. 自訂出貨單格式，對內對外可採用不同格式

企業可以自行定義出貨單對內及對外二種格式, 對內強調備貨資訊, 對外則強調售予客戶的商品標的描述、採購單對應及出貨數量。

14. 千奇百怪的退貨管理

出貨後退貨可於每筆退貨單選擇不同退貨模式, 例如退貨補貨不退錢、退貨不補貨退錢、退貨不補貨發票金額照開、退貨不補貨原訂單可再行出貨等等, 選擇任何一種退貨模式, 訂單系統都會按照作業者選擇的退貨模式追蹤退貨單的執行, 應收系統都也會對出貨帳款採取相應的正確處理模式,。因應市場上千奇百怪的客戶需求, 系統必須具備如此彈性的退貨模式選擇。

15. 預收款收了才能出貨

為了避免訂單預收款未收, 訂單就已購料生產或甚至已出貨, 系統對預收款管理允許採取三種不同管制方式, 一、預收款收足才允許出貨, 二、預收款收足才允許購料生產, 三、不管理。

16. 出貨放行管制及一張INVOICE對應多筆出貨單

允許執行出貨放行管制, 一張放行單可以對應多張出貨單, 放行單載明貨品名稱、出貨箱數、每箱數量、託運公司等, 使企業可以在系統上執行出貨放行管制。還可以依放行單產生對客戶的請款發票, 並轉存EXCEL檔案, 透過Email轉寄給客戶。

17. 訂單關聯單據查詢

提供DRILL DOWN訂單系統及應收系統單據查詢模式。

18. 行銷分析報表

可按各種角度快速執行接單及出貨金額彙總分析, 以支援KPI評量及營運決策。

19. 訂單類別

訂單可區分為五種訂單類別: 一般訂單、樣品訂單、三角貿易訂單、預測訂單、寄售訂單。系統在各不同模組會對不同訂單類別產生不同的反應, 以滿足不同訂單類別在用料及出貨管制的差異需求管理。