ERP廠商評鑑及採購付款流程建議

雨飛企管經驗分享，教你如何做好ERP廠商評鑑及ERP驗收付款流程，保證你在預算範圍內買到你想要的ERP

不要懷疑ERP的神奇功能, 它的確是企業改善績效、提升企業競爭力的得力助手, 問題是如何選對ERP輔導廠商, 如何規劃ERP驗收付款流程。

絕大多數經歷過ERP推導的企業, 在號稱所謂的ERP上線之後, 常會發現系統廠商提供的ERP功能與企業必須具備的營運流程與作業需求有很大的落差, 可在這個時候系統軟體採購金額已經全部付了, 要補齊落差需求, 系統廠商辯稱這些是客製化需求, 需要另行報價, 而報出來的價格通常比第一次採購金額還要高, 讓企業有一種被詐騙的感覺, 可是要反駁卻又找不到充足的理由。最後以兩種可能收場: 一、雙方不歡而散, 企業拖著跛腳的ERP而行, 從此對ERP對企業經營的效益永遠抱持著懷疑態度; 二、反正自己也很賺, 花錢消災, 把漏洞補起來。

這樣的遺憾, 主要原因在於企業採購ERP系統之前, 一、事先沒有定義好ERP上線後的營運流程及作業需求, 導致缺乏一套明確的準則可以驗收ERP系統; 二、沒有採用分階段驗收分階段付款方式來保障自己的權益。為了避免重蹈覆轍, 建議企業採取以下步驟, 評估及採購ERP。

第一輪

1. ERP未來需求及營運流程建構, 愈細愈好。如果企業內部沒有足夠的專業人才, 可先花一點小錢請外部顧問協助。
2. ERP廠商展售(Demo)前業務人員會先來拜訪, 先大略描述企業營運內容及ERP建構需求, 要求來展售時針對這些需求及營運內容提出解決方案構想。如果一個廠商什麼問題都沒問就來展售, 大概不必對他有太大指望, 因為他要不是故意迴避你的營運內容, 就是對你的營運內容沒有任何概念。
3. ERP廠商展售後, 如果有更好的點子或內部未考慮到的重點流程, 把這些點子或重點流程併到ERP未來需求及營運流程。

第二輪

1. 篩選出第一輪的重點廠商2-3家, 給每一家ERP廠商未來需求及營運流程明細, 請他們針對未來需求及營運流程提出解決方案並執行展售及報價。展售前明確告知ERP廠商解決方案重點將納入合約附件。
2. 挑選第二輪的廠商1-2家, 對他們的解決方案做內部評估及修正, 與ERP廠商協商最後ERP需求規格, 並請ERP廠商提出分階段驗收付款計劃。
3. 大部份ERP大廠的業務員或展售人員口才都很好,不管怎麼相信他們都不要在還沒有實際驗証軟體可用前就對軟體付款超過60%, 而且合約一定要註明軟體未達驗收標準致不能驗收, ERP廠商不得以任何方式停止正在使用中的功能, 否則ERP廠商應負責賠償一切損失責任。建議最好的付款方式為 30%(訂金) / … / 20%。 最後一筆款項前的付款在確認軟體功能齊備後付, 最後一筆付款在全部系統功能上線後3個月沒有重大BUG後付。注意: 如果你錢付了, ERP廠商常會以客戶不配合推動, 或客戶人員素質不足來規避責任, 這是他們的一貫伎倆。